Was kostet eine unbesetzte Vakanz?

Kalkulation in Anlehnung an: (Kaarisma, n.d.; Olpers, 2023).

Bei Recruiting-Budgets schauen viele Unternehmen zuerst auf die direkten Kosten. Aber hast du dich schon gefragt, was es dein Unternehmen kostet, wenn eine Stelle unbesetzt bleibt?

Auf den ersten Blick erscheint eine präzise Quantifizierung schwierig. Tatsächlich existieren jedoch etablierte Formeln und empirische Studien, die eine Kalkulation ermöglichen. Du wirst überrascht sein, was die Zahlen sagen.

Die Kosten einer unbesetzten Stelle übersteigen oft das gesamte Recruiting-Budget (Kaarisma, n.d.; Olpers, 2023).

Die Cost-of-Vacancy-Formel (COV)

Die gängige Formel zur Berechnung der Cost of Vacancy (COV) lautet: (Jahresgehalt ÷ 250 Arbeitstage) × Faktor × Time to Fill (in Tagen)

(Quelle: Andrew Olpers, n.d.; Join.com, n.d.).

Wenn wir das mit den Zahlen ausdrucken, würde das bedeuten:

• Jahresgehalt: Bruttogehalt der Position (z. B. 70.000 €).

• 250 Arbeitstage: Jährliche Arbeitstage abzüglich Feiertage, Urlaub und Ausfälle.

• Faktor: Bewertet den Einfluss der Rolle (1 für Hilfskräfte, 2 für Fachkräfte, 3 für Führungspositionen) (Nawida, n.d.).

• Time to Fill: Dauer bis Besetzung (Durchschnitt Deutschland: 83–120 Tage) (Umynd.ai, 2025).

  
  

Kostenaufstellung am Beispiel

Für eine Stelle mit 70.000 € Jahresgehalt und 120 Tagen Vakanz ergeben sich folgende Kostenkomponenten (Umynd.ai, 2025):

Kostenblock	Betrag	Erläuterung
Stellenanzeigen	2.850 €	Ausgaben für Jobbörsen und Portale (Andrew Olpers, n.d.).
Interne HR-Kosten	3.000 €	Personalkosten für Screening und Koordination (Mana-HR, 2024).
Auswand Fachabteilung & Management	5.390 €	Übernommenes Volumen durch Teams und Führung (Andrew Olpers, n.d.).
Verzögerung kritischer Projekte	21.300 €	Verzögerte Meilensteine und Terminaufschübe (Nawida, n.d.).
Wissensverlust	6.750 €	Fehlendes Fachwissen und Übergangsfehler (Andrew Olpers, n.d.).
Produktivitätsverlust	11.600 €	Reduzierte Teamleistung durch Überlastung (Schulmeister Consulting, 2025).
Auswirkung auf Servicequalität	4.200 €	Beeinträchtigte Kundeninteraktionen (z. B. Reaktionszeiten) (Umynd.ai, 2025).
Onboarding-Kosten	4.500 €	Einarbeitungszeit, Bereitstellung der Infrastruktur, Vorbereitung vom Arbeitsplatz
Bruttokosten der Vakanz	59.590 €	Gesamtsumme – nahezu das Jahresgehalt innerhalb von 4 Monaten

Diese Struktur verdeutlicht, dass Vakanzkosten über direkte Lohnersatzkosten hinausgehen und mehrere Unternehmensbereiche betreffen.

Und in diesem Beispiel haben wir (noch) nicht mal die indirekte Kosten inkludiert. Und diese sind ebenfalls sehr beeindruckend.

Indirekte (verdeckte) Kosten

• Teamüberlastung: Erhöhte Ausfallraten und Fluktuation (bis zu +30%) (Schulmeister Consulting, 2025).

• Produktivitätsrückgang: Weniger Kapazitäten für strategische Aufgaben (Umynd.ai, 2025).

• Langfristige Konsequenzen: Reduzierte Innovationskraft und Arbeitgeberimage (Nawida, n.d.).

  
  

Ich sage immer: "Ja, gutes Recruiting kostet."

Aber: Schlechtes Recruiting kostet dich mehr. Viel mehr.

Nicht immer auf den ersten Blick aber ganz sicher auf lange Sicht.

Ich frage deshalb immer. Vielleicht ist es nicht der Prozess, der zu lang ist. Sondern der Anfang, der nie richtig gemacht wurde?

An welcher Stelle lohnt es sich im Recruiting zu sparen und an welcher nicht? Was ist deine Erfahrung?

Literaturverzeichnis

Andrew Olpers. (n.d.). Cost of Vacancy: Definition, Formel und Anwendung. https://www.andrewolpers.de/cost-of-vacancy/

Join.com. (n.d.). Cost of Vacancy - Recruiting Glossar. https://join.com/de/glossary/cost-of-vacancy

Kaarisma. (n.d.). Cost of Vacancy Rechner. https://www.kaarisma.de/karriere-magazin/cost-of-vacancy

Mana-HR. (2024). Cost of Vacancy Rechner - Wie viel kostet eine unbesetzte Stelle. https://mana-hr.de/cov-rechner

Nawida. (n.d.). Cost of Vacancy: Vakanzkosten berechnen und senken. https://nawida.de/magazin/articles/cost-of-vacancy-vakanzkosten

Personalmarketing2null. (2017, 5. Oktober). Cost of Vacancy - So viel kostet eine unbesetzte Stelle. https://personalmarketing2null.de/2017/10/05/cost-of-vacancy-so-viel-kostet-eine-unbesetzte-stelle/

Schulmeister Consulting. (2025, 13. Januar). Cost of Vacancy: Ein unterschätztes Risiko für Unternehmen. https://www.schulmeister-consulting.com/de/magazin/karriere-magazin-uebersicht/detail/cost-of-vacancy-ein-unterschaetztes-risiko

StepStone. (2024). Cost of Vacancy - So viel kostet eine unbesetzte Stelle. [Quelle aus Studie, genaue URL variiert].

Umynd.ai. (2025, 28. März). Die wahren Kosten unbesetzter Stellen: Cost of Vacancy. https://umynd.ai/blog/posts/2025/03/cost-of-vacancy